Frequently asked questions

• Wanneer is de Vergaderweek?
  De Vergaderweek vindt plaats van 4 maart tot en met 15 maart, met uitzondering van zaterdag 9 en zondag 10 maart.
• Wat is een dagarrangement?
  Het Vergaderweek dagarrangement is per persoon standaard van 9.00 uur tot 17.00 uur inclusief zaalhuur, één koffie pauze, lunch en internet (indien beschikbaar). Daarnaast kunnen de hotels en vergaderlocaties zelf meer services aanbieden zoals een extra koffie pauze, lekkernijen, hotelovernachtingen, diners en aansluitende borrels.
• Tegen welk tarief kan ik een vergadering boeken tijdens de Vergaderweek?
  Dit is afhankelijk van het aantal sterren van het hotel of type locatie. Bij een 3 sterren hotel boek je een dagarrangement voor € 25,- per persoon. Bij een 4 sterren hotel boek je een dagarrangement voor € 35,- per persoon. Bij een 5 sterren hotel boek je een dagarrangement voor € 45,- per persoon. Bij een vergadercentrum boek je een dagarrangement voor € 35,- per persoon.
• Komen er aanvullende kosten bij mijn reservering?
  Er komen geen administratie- of boekingskosten bij de reservering. Voor eventuele extra’s buiten het arrangement worden wel kosten berekend. De tarieven voor deze extra’s kunnen verschillen per locatie en worden inzichtelijk gemaakt door de locaties zelf. Het totaalbedrag van de boeking zal op de overeenkomst van de locatie naar je worden gestuurd.
• Is er gratis internet aanwezig op de vergaderlocatie?
  Gebruik van internet is opgenomen in de dagarrangementen tijdens de Vergaderweek. Wanneer een locatie niet in staat is om gratis internet aan te bieden zullen zij contact met je opnemen om je hierover te informeren.
• Kan ik ook telefonisch reserveren?
  Je kunt ook telefonisch reserveren voor de Vergaderweek bij Meetingselect. Je kunt bellen met 035 678 11 83 en aangeven dat je een reservering wilt maken voor de Vergaderweek. Je kunt ook een email sturen naar: vergaderweek@meetingselect.com.
• Hoelang duurt het voordat ik een offerte van een locatie ontvang?
  Wanneer je de aanvraag via www.vergaderweek.nl hebt verzonden, krijgt de locatie 8 uur (een werkdag) de tijd om te reageren. De locatie zal je een offerte toesturen indien er beschikbaarheid is. Wanneer een locatie geen beschikbaarheid meer heeft zal je hier ook een melding van ontvangen. Wanneer je na meer dan 8 uur na het versturen van je boeking geen reactie van de locatie hebt ontvangen, neem dan contact met ons op. Je kunt onze meeting experts bereiken per telefoon op 035 678 11 83, of per email naar: vergaderweek@meetingselect.com.
• Wanneer is de reservering definitief?
  Jouw reservering is definitief wanneer je de offerte of bevestiging van de locatie ontvangen hebt en voor akkoord getekend retour verzonden hebt naar de locatie.
• Hoe kan ik controleren of mijn boeking goed is aangekomen via de website van de Vergaderweek?
  Je ontvangt direct na het maken van de reservering een email. Deze email betekent dat jouw reservering goed is aangekomen bij de locatie. De locatie zal naar aanleiding van de aanvraag laten weten of ze beschikbaarheid hebben. Als je geen email ontvangen hebt, neem dan contact op met Meetingselect. Je kunt onze meeting experts bereiken per telefoon op 035 678 11 83, of per email via: vergaderweek@meetingselect.com. Let op: de reservering is nog niet definitief wanneer je een email van de reservering ontvangt. De reservering is pas definitief wanneer je een overeenkomst ontvangt van de locatie en je deze voor akkoord ondertekend retour hebt gestuurd.
• Wat moet ik doen als ik geen email heb ontvangen na het maken van mijn boeking?
  Wanneer je geen email ontvangen hebt direct na het maken van je boeking, neem dan contact op met Meetingselect. Je kunt onze meeting experts bereiken per telefoon op 035 678 11 83, of per email naar: vergaderweek@meetingselect.com.
• Waar kan ik gegevens vinden van de vergaderlocatie dat ik heb gereserveerd?
  Je kunt de gegevens van de door jou geboekte vergaderlocatie vinden op de offerte of op de website van de Vergaderweek onder de knop Vergaderlocaties.
• Hoe werkt het met de betaling van mijn reservering?
  De betaling van jouw reservering gaat tussen jouw organisatie en de vergaderlocatie. De betreffende locatie stuurt achteraf een totaalfactuur naar u toe. Alleen betalingen voor de door Meetingselect gecontracteerde klanten zullen via Meetingselect verzorgd worden.
• Is het mogelijk om mijn reservering naderhand nog te wijzigen?
  Wanneer je een wijziging voor een reservering door wilt geven, neem dan graag contact op met de betreffende locatie. Zij zullen je verder helpen om de wijziging in behandeling te nemen.
• Is het mogelijk om mijn reservering naderhand nog te annuleren?
  Wanneer je een reservering wilt annuleren, neem dan graag contact op met de betreffende locatie. Conform hun annuleringsvoorwaarden zal jouw annulering in behandeling genomen worden.
• Hoe kan ik contact opnemen met de Vergaderweek?
  Voor vragen over reserveringen of algemene vragen over de Vergaderweek kun je contact opnemen met onze meeting experts. Zij zijn van maandag tot en met vrijdag van 9:00 – 17:30 uur telefonisch te bereiken op 035 678 11 83. Je kunt ook een email sturen naar: vergaderweek@meetingselect.com.
• Als ik een vraag of opmerking heb, waar kan ik dan terecht?
  Voor vragen en opmerkingen kun je terecht bij onze meeting experts. Zij zijn van maandag tot en met vrijdag van 9:00 – 17:30 uur telefonisch te bereiken op 035 678 11 83. Je kunt ook een email sturen naar: vergaderweek@meetingselect.com. Mocht je een klacht hebben over de vergaderlocatie of het hotel, dan kun je het beste ter plekke bij de betreffende locatie terecht. De locatie kan op dat moment zijn uiterste best doen om de situatie op te lossen en zullen alles in staat stellen om de klacht naar tevredenheid op te lossen. Uiteraard worden wij ook graag op de hoogte gebracht van eventuele klachten of opmerkingen over vergaderlocaties.
• Is het mogelijk om bij mijn reservering een hotelovernachting te boeken?
  Het is zeker mogelijk om bij jouw reservering hotelovernachtingen te boeken, mits de locatie hotelkamers beschikbaar heeft. Zowel een voor-overnachting, alsook een na-overnachting is mogelijk. Bovendien kun je voor meerdere personen een hotelovernachting aanvragen. Wanneer de locatie niet beschikt over hotelkamers neem dan contact op met onze meeting experts. Zij kunnen je verder helpen om in buurt hotelkamers te reserveren.
• Is het mogelijk om bij mijn reservering een diner te boeken?
  Het is zeker mogelijk om bij jouw reservering een diner te boeken, mits de locatie faciliteiten voor diners beschikbaarheid heeft. Wanneer de locatie niet beschikt over een restaurant of faciliteiten om een diner aan te bieden neem dan contact op met onze meeting experts. Zij helpen je graag verder om een diner op een andere locatie in de buurt voor je te reserveren.
• Is het mogelijk om bij mijn reservering een borrel te boeken?
  Het is zeker mogelijk om bij jouw reservering een groepsborrel te boeken, mits de locatie hier faciliteiten en beschikbaarheid voor heeft. Wanneer de locatie dit niet aan kan bieden neem dan contact op met onze meeting experts. Zij helpen je graag om een borrel op een andere, dichtbij gelegen locatie te reserveren.
• Is het mogelijk om bij mijn reservering een extra activiteit te boeken?
  Het is zeker mogelijk om bij uw reservering een extra activiteit aan te vragen, mits de locatie hier faciliteiten voor heeft. Wanneer de locatie geen faciliteiten heeft voor extra activiteiten neem dan contact op met onze meeting experts. Zij helpen je graag om een activiteit op een andere, dichtbij gelegen locatie te reserveren.
• Is het mogelijk om een vergadering korter of langer dan een dag te boeken?
  In overleg met de gewenste locatie is het mogelijk een vergadering korter of langer dan één dag te boeken. Je dient bij het invullen van de aanvraag duidelijk te vermelden hoe laat de gasten arriveren en tot wanneer de vergadering zal duren. De locatie zal contact met je opnemen om de tijden te verifiëren. Indien er beschikbaarheid is bij de gewenste locatie zal je een offerte/contract van de locatie ontvangen.
• Beschikt de vergaderlocatie over parkeergelegenheid en zijn daar kosten aan verbonden?
  Per vergaderlocatie is het verschillend of zij parkeergelegenheid hebben en of daar extra kosten aan zijn verbonden. De contactgegevens van de locaties kun je op deze website bij Vergaderlocaties vinden. Informeer graag bij de betreffende vergaderlocatie of je daar kunt parkeren en wat de kosten zijn.